CONTINUAR A ORGANIZAR EVENTOS

Muitas foram as incubadoras e entidades que, durante a quarentena, organizaram ciclos de webinars com os mais variados temas – desde a tecnologia ao investimento. Porém, estes representam sessões únicas, num conjunto de várias, espalhadas por vários dias, com um ou mais oradores, sem muita margem para interação com o público. 

Mas e se o próximo passo for retomar os grandes ciclos de seminários e as conferências? Como é que se pode alcançar algo desta magnitude quando ainda se impõe restrições em relação a ajuntamentos e a responsabilidade social ainda está bastante alerta? A solução são os eventos online.

Há vários benefícios em realizar um evento virtual. Um deles é que mais pessoas podem estar presentes, pois não têm de se deslocar fisicamente até ao local do evento, podem estar em qualquer lugar, enquanto tomam precauções extras para mitigar o risco de propagação da doença.

Mas e os webinars, não são já uma forma de evento online? Claro que sim, o conceito é semelhante, mas a sua organização é diferente. Um webinar decorre a uma determinada hora de um dia e pode estar inserido num conjunto de outros webinars a decorrer em diversos dias, mas não se domina como uma “conferência”. As grandes conferências, como as conhecíamos, reservavam três-cinco dias cheios de sessões e painéis, com inúmeras oportunidades de aumentar a nossa rede de contactos e de assistir a conversas interessantes, como o EBN Congress ou a World Incubation Summit. 

Esta é a melhor altura para retomar alguma “normalidade” e aproveitar a massificação da transição para o online. É bastante importante que se crie engagement na comunidade das incubadoras, por exemplo, a RNI, todos os anos, organiza o Encontro Nacional de Incubadoras, o que tem permitido, por um ou dois dias, ficar a conhecer melhor a comunidade. No entanto, há muitos temas que seriam interessantes explorar num contexto mais amplo, no decorrer de alguns dias, para a comunidade.

 

Como organizar um evento/conferência online?

Existem diferentes abordagens sobre como organizar um evento desta magnitude online. Mas, em geral, a maioria destes eventos tem um anfitrião (podendo ser um indivíduo ou uma entidade), um line-up de oradores (geralmente entre 5 a 50), e participantes que se inscrevem com seu nome e endereço de email em troca de acesso ao conteúdo. A escolha do acesso ao evento ser pago está inteiramente à escolha do organizador do evento, tendo a opção de manter o acesso gratuito, “freemium” ou “premium”.

A grande diferença é que com a passagem para o online, os painéis podem ser pré-gravados, o que significa que há menos oportunidade para problemas técnicos ou para algum tipo de incompatibilidade do orador em aparecer.

 

 

1 - Tema e objetivo

A escolha do tema dependerá do propósito geral do que se quer abordar e do tipo de incubadora. De seguida, é preciso saber os tópicos a abordar, tendo sempre em conta o tema, mas também o público-alvo, cobrindo o conteúdo que os participantes sintam que seja o mais relevante possíveis. 

Se não é fácil pensar no “porquê” de se organizar um evento online (ou até mesmo presencial), tente responder às seguintes questões:

  • Qual é o objetivo de organizar este evento? 
  • É para aumentar o posicionamento da marca?
  • Gerar ligações e adquirir novos clientes? 
  • Cultivar relações com atores-chave e clientes atuais?
  • Para gerar lucro imediato com a venda de acessos? 
  • Ou, para validar uma solução ou lançar um novo produto? 

Também é importante, quando se decide um tema, pensar no tipo de público que teremos: pessoas novas no setor ou se têm estado na indústria por muitos anos. Desta forma será mais fácil pensar em que tópicos se deve abordar.

 

2 - Público, Oradores e Parceiros

O público-alvo e a lista de oradores estão intrinsecamente ligados. Quanto melhor se conhecer o público-alvo, mais fácil é entender os tópicos a abordar e que oradores se deve alcançar. 

Tenha em mente que esta é uma parceria poderosa, uma vez que você pode fornecer-lhes uma plataforma incrível para chegar ao público, e eles vão fornecer credibilidade para a incubadora. Também é benéfico procurar especialistas na própria incubadora. 

Para atrair os oradores certos é necessário explicar o propósito do evento, os benefícios de alinhar com o conceito virtual, qualquer coisa que precise deles, como potenciais tópicos interessantes. É aqui que também se começa a construir o tipo de palestras e conversas que se irá ter porque existe um trabalho colaborativo entre os organizadores e os oradores. 

Um aspeto crucial para que um evento (online ou presencial) seja um sucesso é alinhar-se com parceiros relevantes. Entidades, pessoas ou mesmo marcas que façam sentido com o conceito do evento não só trará mais notoriedade ao mesmo como potencia a sua promoção e trará mais participantes. Para encontrar uma lista de potenciais parceiros, comece por juntar uma lista de todos os seus fornecedores e entidades já parceiras. Estas são as pessoas que mais vão beneficiar com todo este processo.

 

3 - Planeamento e Gravação de Entrevistas (caso seja o caso)

Agora que temos os oradores escolhidos, está na altura de planear toda a programação do evento. É necessário alinhar todas as palestras, sessões de esclarecimentos e até mesmo os “coffee breaks” de acordo com o tema e com os objetivos do evento. Por exemplo, se a temática for Biohealth, deve-se escolher temas relacionados com esse setor e juntar oradores especialistas nesses mesmos temas, de forma a manter a conversa entre os oradores que seja relevante e que transpareça ao público algo de significativo. 

Uma componente chave no planeamento de um evento virtual é a mistura de sessões em direto com sessões pré-gravadas. O aspeto em direto de uma conferência ajuda a fazer com que o evento mantenha aquele sentimento pessoal e íntimo que um evento presencial tem. No entanto, a grande vantagem de ser online está na possibilidade de gravar a maioria das palestras antes do próprio evento acontecer. Desta forma, consegue-se criar mais fluidez na transição de sessões, gera um maior interesse por parte do público e possibilita uma maior afluência às diversas sessões.

 

4 - Interação, divulgação e promoção do evento/conferência

É necessário garantir que a plataforma utilizada tem um recurso ao chat, bem como uma parte de Q&A da própria palestra, sendo esta uma maneira excecional e crucial de fazer a conversa fluir. Incentivar a conversa com questões relevantes e provocantes durante as sessões torna-a mais interessante. Mesmo sendo uma sessão pré-gravada, se o orador estiver presente no chat, consegue responder periodicamente às questões que vão aparecendo no chat, o que vai ajudar a manter a conversa em fluída, e garantir que é relevante. 

Outra maneira de criar uma maior interação só entre os participantes ou entre estes e os oradores é ao proporcionar um lugar para que estes discutam e interajam entre as sessões, numa espécie de “sala” virtual, estilo “coffee break”

Mas e promover o evento? Como tudo se irá passar online, a melhor ferramenta a usar é mesmo os meios de comunicação virtuais: redes sociais e e-mail marketing.

Os anúncios no Facebook, ou noutras redes, são muitas vezes uma das formas mais comuns de promover uma conferência virtual e chegar ao público específico. A partilha de posts, não só das páginas da entidade organizadora, mas também a dos parceiros, potência a divulgação e o alcance do evento. Outra forma de o fazer é através das newsletters, que a maioria das incubadoras já possui, onde se partilha informação sobre o evento.

Qualquer que seja a maneira escolhida para divulgar e promover o evento, escolha o discurso adequado e irá alcançar o público desejado.

 

5 - Plataformas

Por último, a plataforma a escolher. São inúmeras as maneiras que se podem escolher para organizar um evento online. Pode-se escolher maneiras mais básicas, através de uma plataforma como o Zoom, ou as mais complexas (mas que também oferecem mais ferramentas).

A Lisbon Awards Group criou esta plataforma paga, o MYOS – Make Your Own Summit, que permite às empresas e entidades organizar o seu próprio summit digital. Tem a possibilidade de criar painéis temáticos com keynote speakers, um site próprio para o evento, publicidade e conteúdo para as redes sociais. 

Esta plataforma americana destaca-se pela sua capacidade de criar “salas virtuais” onde os participantes podem expandir a sua rede de contactos, através de conversas formais ou informais, estilo “coffee break”. Existe também a capacidade de criar painéis com oradores especialistas, chat rooms e sessões de Q&A.  

Focada totalmente na criação e distribuição de conteúdo de vídeo, esta plataforma dispõe de diversos formatos (split-screen, pré-gravados, etc.) e várias maneiras de distribuição (live, marketing, painéis, etc.). Esta é uma boa escolha para produzir e editar conteúdo pré-gravado ou se o evento for simplesmente à base de vídeo.

 

Exemplos reais

No esforço para mitigar uma maior exposição, uma série de eventos futuros foram cancelados e transitaram para conferências completamente online, apenas para garantir que os participantes de todas as partes do mundo pudessem participar do conforto e segurança das suas casas. Como é o caso do Collision e do VR/AR Global Summit

Até à data, o Collision era um evento tecnológico bastante parecido com o Web Summit, mas organizado e realizado em Toronto, no Canadá. No entanto, optou, este ano, por um formato online para substituir o evento presencial. Agora com o nome de Collision from Home, o público pode assistir a palestras ao vivo de oradores ligados ao setor tecnológico e muito mais. E, através da sua aplicação com o mesmo nome, podem conversar e ligar-se com algumas das empresas e startups mais influentes do setor. A conferência canadiana irá decorrer nos dias 23 a 25 de junho.

A VR/AR Global Summit – Online Summit – seguiu os mesmo passos e tornou-se completamente virtual nos passados dias 1, 2 e 3 de junho. Ao utilizar a tecnologia VR/AR, o evento tira partido de uma tecnologia emergente e torna-o mais íntimo e pessoal pelas “parecenças” ao estar presente numa palestra. 

 

Qualquer que seja a forma como organiza um evento online, lembre-se sempre de o tornar relevante para a sua comunidade, de forma a criar impacto e diferença.

 

 

Missão


A Rede Nacional de Incubadoras tem como objetivo identificar, mapear e interligar as incubadoras e aceleradoras existentes no País, criadas por iniciativa de universidades, polos científicos e tecnológicos, autarquias, empresas privadas ou entidades estrangeiras.


Visa também identificar e suprir lacunas a nível regional e sectorial e promover a cooperação e partilha de recursos físicos e de know-how, de redes de mentores e investidores, promover a formação dos seus gestores, a profissionalização dos serviços oferecidos a empreendedores e empresas incubadas e um aumento da competitividade das incubadoras portuguesas, a nível nacional e internacional.


Pretende se assim colocar as incubadoras e aceleradoras num papel central do ecossistema de empreendedorismo.

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